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Une journée dans la vie d’un technicien de conférence

Une journée dans la vie d’un technicien de conférence

dimanche, 11 octobre 2015

Article par Keenan Gaynor

En tant qu’ingénieur audio, il me faut un Plan A solide, mais j’ai découvert au fil du temps l’importance d’assurer mes arrières avec un Plan B tout aussi solide (et si mon instinct me dicte de préparer un Plan C, je n’hésite pas à le faire).

En tant que chargé de comptes chez Conference Rental à New York, je supervise tous les aspects liés aux évènements d’interprétation linguistique, depuis la planification des projets jusqu’à leur exécution. L’éventail des manifestations que nous organisons est large : cela peut aller de réunions intermédiaires de 50 à 150 personnes pour le compte d’entreprises jusqu’à des débats de haut niveau dans des congrès internationaux, avec la présence de centaines de responsables politiques. En tenant compte de la dimension de l’évènement et du nombre de langues parlées, mon rôle consiste à mettre à disposition des interprètes les systèmes et le support techniques nécessaires à leur mission. C’est un sacré boulot, et j’ai pensé récemment qu’il serait intéressant de rendre compte d’une journée type dans la vie d’un technicien de conférence, une journée qui nécessite énormément de préparation, un peu de débrouillardise et beaucoup de diplomatie.

(Je vous donne la partie la plus difficile : il faut se lever tôt. Je veux dire vraiment tôt... )

5 h 43 – 5 h 58 : J’accueille le chauffeur à l’extérieur de notre bureau avec un sourire (et, encore plus important, avec une tasse de café). Après plusieurs allers-retours vers le monte-charge de notre entrepôt, tout notre matériel est emballé et nous pouvons filer vers le lieu de la réunion.
La plupart des évènements que nous supportons en ce moment se déroulent dans des hôtels. L’organisateur de la manifestation réserve un espace de réunion dans un hôtel, après quoi l’hôtel ou l’organisateur réserve un prestataire de services linguistiques qui affecte un interprète à l’évènement. Si le prestataire de services linguistiques ne dispose pas de son propre matériel d’interprétation – ce qui est généralement le cas –, il le loue auprès de nous. Nous travaillons également avec de nombreux services audiovisuels intégrés aux hôtels ; c’est parfois eux qui nous contactent directement pour la location du matériel.

6 h 11 – 6 h 14 : Comme nous sommes lundi et qu’il s’agit d’un des plus grands hôtels de la ville, de nombreux autres fournisseurs se préparent à décharger. Au moment où le camion recule, je me rends compte que le quai est au moins 30 cm plus haut que l’arrière du camion. Il est temps de sortir la carte Chance !
Comme le titre de la fonction le suggère, un technicien de conférence doit être techniquement compétent, mais ce n’est qu’une des facettes du métier. La partie la plus importante de notre travail concerne la logistique : l’acheminement des équipements vers le lieu de la réunion, le temps de déchargement, la recherche d’un endroit sûr pour stocker les caisses contenant notre matériel lorsqu’il n’est pas utilisé, et bien sûr les caractéristiques de la salle elle-même. Pour gérer au mieux ces aspects logistiques, nous essayons d’obtenir un maximum d’informations par avance. (Ce n’est pas toujours totalement possible, mais cela simplifie incontestablement le déroulement de l’évènement – non seulement pour nous, mais aussi pour toutes les personnes concernées, qu’il s’agisse du client, des interprètes ou des autres fournisseurs, y compris – croyez-le ou non – le traiteur). Tout détail, aussi insignifiant soit-il, a de l’importance pour nous.

6 h 20 : Une fois à l’intérieur, je me rends compte rapidement que le charme d’un hôtel historique ne concerne pas forcément ces monte-charges. Des compétences sérieuses en géométrie vont être nécessaires pour y faire entrer une caisse de 200 kg et haute de 2 m en même temps qu’un corps humain.
Parmi les détails insignifiants que nous devons connaître à l’avance figure précisément la capacité du monte-charge de l’établissement. Lorsqu’il s’agit de cabines d’interprète de grande dimension – il faut savoir qu’avec les caisses que nous utilisons pour les transporter, l’ensemble pèse environ 200 kg –, nous devons vraiment savoir par où passer pour pénétrer dans le bâtiment, aller jusqu’au monte-charge et enfin jusqu’à la salle. L’un des plus gros problèmes que nous rencontrons, en particulier dans les bâtiments les plus anciens, est de savoir si la capacité du monte-charge est suffisante pour tout cela.

7 h 10 : La mise en place paraît excellente : la cabine est en place, les émetteurs sont alimentés et les récepteurs sont prêts pour la diffusion sonore. C’est alors que le responsable du traiteur arrive. « Cet emplacement ne permet pas à nos serveurs de circuler facilement », me dit-il en désignant la cabine. Une fois encore, je dois m’adapter aux autres prestataires présents sur le site.
Le cœur de nos systèmes, ce sont les cabines. C’est là que les interprètes vont passer leur journée. En général, il y a une cabine par langue : par exemple, si l’anglais, le français, l’espagnol et l’allemand vont être parlés, nous allons installer quatre cabines séparées. S’il s’agit d’un événement plus important, nos clients vont généralement demander des cabines insonorisées totalement fermées. Nous pouvons également fournir des stands semi-fermés pour des évènements moins importants. Il y a aussi les consoles d’interprète équipées de microphones à col-de-cygne dans lesquels parlent les interprètes et les casques que les participants à l’événement portent pour écouter la traduction de l’interprète. Les signaux audio sont diffusés par des radiateurs infrarouges (IR) qui sont de grandes unités rectangulaires montées sur trépied et que nous répartissons dans la salle. Le nombre de radiateurs requis dépend de la configuration de l’espace.

7 h 23 – 7 h 30 : Après avoir reçu le niveau ligne XLR envoyé par l’équipe audiovisuelle et l’avoir acheminé via notre émetteur, il est temps de tester la couverture de la salle. Pendant qu’un des techniciens audio raconte des blagues dans la console d’interprète, j’arpente chaque décimètre de la salle avec un récepteur pour vérifier la couverture du signal.

7 h 30 : J’ai constaté deux zones de non-réception. Ça n’est pas un gros problème, car nous avions anticipé. Un radiateur IR supplémentaire sur la chaîne et quelques réglages plus tard. . . et nous voilà prêts.  
Voilà un excellent exemple de l’importance d’avoir des informations sur la disposition et les dimensions de la salle avant l’évènement. Ces systèmes IR fonctionnent par rebond du signal sur les murs, aussi si le plafond est trop haut ou si la salle est très grande, il nous faut des émetteurs supplémentaires.

8 h 03 : Les interprètes arrivent. Le premier semble bien familiarisé avec nos consoles d’interprète, le deuxième beaucoup moins.
Il n’est pas difficile d’apprendre à utiliser nos systèmes, ce n’est donc pas un problème. Les unités comprennent un bouton de mise en route / arrêt du micro, un bouton de coupure pour la toux, et des boutons pour le canal que l’interprète écoute et celui vers lequel il transmet. Dans 95 % des cas, tout ce que l’interprète doit savoir est où se trouvent le bouton de mise en route / arrêt du micro et le bouton de coupure. Tous les interprètes avec lesquels j’ai travaillé sont très professionnels. Ils arrivent en avance – jamais à la dernière minute –, sont préparés, savent ce qu’ils font, sont généralement familiarisés avec le matériel et, dans le cas contraire, posent les bonnes questions.

9 h : La réunion a officiellement commencé. Même si j’ai déjà préparé beaucoup d’événements et que les tests se sont bien déroulés, il y a toujours cette angoisse de la dernière minute : une catastrophe va-t-elle survenir ?

9 h 21 : Vingt minutes déjà. Le premier interprète parle un peu fortement, mais cela peut s’arranger facilement avec un léger rééquilibrage audio.  
Lorsque nous recrutons des techniciens pour ces évènements, nous demandons une expérience audio car nous avons besoin de personnel techniquement compétent. Mais ils doivent aussi avoir de fortes compétences relationnelles – c’est aussi important que l’aspect technique, sinon plus. Dans ces manifestations interviennent toujours des hauts profils, comme un PDG ou un homme politique de haut rang. Bien entendu, ils s’attendent à ce que tout soit parfait et ils sont exigeants. Vous devez être patient, savoir communiquer et pouvoir résoudre des problèmes qui apparaissent brusquement, que ce soit une difficulté technique ou logistique, ou encore autre chose. Et, du moins en ce qui me concerne, c’est une des raisons pour lesquelles je trouve ce travail si intéressant.

15 h 15 : Après quelques observations en guise de clôture, la réunion est terminée !

15 h 44 : Un cocktail suit immédiatement la clôture de la réunion – ce ne sera pas la première fois que je devrai quitter ce genre d’évènements sur la pointe des pieds !

16 h 38 – 16 h 51 : Encore l’heure de jouer à Tetris avec le monte-charge. Avec une aide extérieure, le matériel est remonté avec succès sur le camion.

17 h 06 : Tandis que je reviens chercher les derniers accessoires, je suis arrêté par le client (à présent en léger état d’ébriété). Il n’a reçu que des commentaires positifs sur le déroulement de la manifestation.
Les évènements d’interprétation linguistique ne peuvent pas être exactement classés comme du showbiz, mais ils s’y apparentent un peu néanmoins, et la conclusion de la journée apporte autant de satisfactions que sa préparation est excitante. Participer à ces évènements – en particulier quand il s’agit de réunions aussi importantes qu’un sommet du G20 – est vraiment gratifiant. Et c’est d’autant plus passionnant maintenant que Conference Rental dispose d’un bureau à New York et que je participe ici au lancement de l’entreprise. Bien sûr, une partie de mon travail consiste quelquefois à arrêter le trafic de Manhattan aux heures de pointe pour aider notre chauffeur à charger dans une salle, mais, entre nous, combien de personnes peuvent se vanter d’avoir bloqué la circulation à Manhattan ?

 

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