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Choisir le BON fournisseur pour vos équipements d’interprétation simultanée

Choisir le BON fournisseur pour vos équipements d’interprétation simultanée

dimanche, 03 février 2013

Un article d’Andrew Murphy

Pour un organisateur de réunions, choisir les bons fournisseurs peut s’avérer une lourde tâche, s’agissant en particulier d’un service qui n’est pas fréquemment demandé. L’interprétation simultanée peut constituer un terrain inconnu pour beaucoup de personnes, mais si vous êtes en charge de l’organisation de réunions pour une grosse entreprise ou association ou pour un organisme international, vous devrez de temps à autre fournir ce service. Vous pouvez vous y préparer immédiatement en connaissant les bons termes, la méthode de recherche des fournisseurs de matériels et les questions que ceux-ci vous poseront.

Qu’est-ce que l’interprétation simultanée ?

L’interprétation simultanée assure la traduction en temps réel d’un discours d’une langue vers une autre langue, en permettant des présentations ou des conversations naturelles et instantanées. Le discours interprété s’écoute généralement à l’aide d’un récepteur sans fil équipé d’un écouteur. Ce service s’appelle également interprétation de conférence, interprétation de langue ou même traduction simultanée. L’interprétation est une tâche très complexe. Vous seriez surpris de son niveau d’exigence, qu’il s’agisse des qualifications de l’interprète ou de la quantité de matériel nécessaire pour fournir le service. Il est certain qu’une communication précise est l’élément clé de toute réunion, et seule une interprétation de qualité peut garantir le succès.

Quel type d’équipement est nécessaire pour l’interprétation simultanée ?

Les conditions d’une réunion déterminent le type d’équipement requis pour assurer une interprétation simultanée. Pour la plupart des conférences, le matériel suivant est nécessaire :

Cabines d’interprétation
Les cabines d’interprétation sont utilisées pour assurer une isolation phonique aux interprètes. Elles leur permettent de travailler dans un environnement calme sans que leur voix perturbe les participants de la réunion. Dans les cabines, les interprètes reçoivent un signal audio du canal floor (l’orateur en train de s’exprimer) et interprètent simultanément dans une autre langue.

Si vous cherchez un fournisseur, vous devez vérifier que ses cabines amovibles respectent bien la norme ISO-4043. Même si c’est le cas, assurez-vous néanmoins que les cabines assurent une bonne isolation phonique et un environnement de travail correct pour les interprètes en termes de confort, ventilation, éclairage et visibilité. Des informations détaillées peuvent être trouvées dans la norme ISO-4043:1998. Le respect de la norme ISO-4043 est un prérequis absolu en cas d’organisation d’un événement pour le compte d’un organisme international renommé.

Les cabines à poser sur table ne sont généralement pas recommandées, mais elles sont parfois utilisées dans les lieux de réunion à espace restreint où une cabine standard serait trop grande. Les cabines d’interprétation à poser sur table assurent une isolation phonique minimale et ne respectent pas les exigences ISO.

Consoles d’interprète
La console est la station de travail centrale pour les interprètes, qui leur permet de recevoir, transmettre et contrôler le signal audio. Deux interprètes dans la même langue placés dans la même cabine peuvent partager une console, mais des microphones individuels sont toujours préférables. Grâce aux avancées de la technologie numérique, les consoles d’interprète disposent désormais de fonctions pointues, comme Relais et Auto-relais pour les événements avec plusieurs langues interprétées, ou encore Répéter qui leur permet une réécoute s’ils ont manqué un mot ou une phrase.

Les organisateurs de réunions doivent rechercher des fournisseurs qui proposent la dernière génération de consoles, car leurs fonctions permettent aux interprètes de travailler plus efficacement. Par ailleurs, les consoles les plus récentes améliorent globalement la qualité audio.

Distribution de langues
La distribution de langues assure la diffusion des langues interprétées aux participants de la réunion qui en ont besoin. Dans la plupart des conférences, cette distribution s’effectue sans fil. En interprétation, deux technologies sont utilisées pour transmettre les canaux de langue sans fil : la RF (radiofréquence) ou l’IR (infrarouge).

La RF et l’IR ont tous deux leurs avantages et leurs inconvénients :

  • Infrarouge : 
    – Pas d’interférences avec les téléphones portables, la Wifi et les autres appareils RF.
                                    – Sûr et confidentiel ; l’utilisation de l’IR empêche toute écoute illicite d’informations confidentielles en dehors de la salle de réunion.
    – Qualité audio : haute-fidélité, qualité audio CD.                                                                                   – Plus de canaux supportés : l’IR peut accepter jusqu’à 32 canaux, tandis que la RF dépasse rarement 8 canaux.
  • Radiofréquence :
    – Facile à installer ; le signal va plus loin et n’est pas directionnel                                                             – Pas de nécessité de panneaux émetteurs ; l’IR nécessite un technicien pour installer des émetteurs dans toute la salle afin d’assurer la couverture.
    – Diffusion possible dans plusieurs salles à partir d’un seul lieu : les signaux RF peuvent traverser les murs et parvenir jusqu’à des auditeurs situés dans des salles différentes.

Des informations complémentaires peuvent être trouvées sur : Infrarouge vs Radiofréquence

Qui fournit les équipements d’interprétation ?

Fournisseurs d’équipements de conférence.
Il existe quelques entreprises spécialisées dans la fourniture d’équipements d’interprétation simultanée. Elles disposent de stocks importants, d’équipements de dernière génération et de l’expertise pour vous conseiller sur la meilleure solution en fonction de votre scénario de réunion. Les plus gros fournisseurs d’équipements de conférence sont situés à New York, à Washington DC, en Floride et en Californie, là où la plupart des événements d’interprétation simultanée ont lieu. La plupart des sociétés proposent néanmoins leurs services dans tout le pays.

Entreprises audiovisuelles
Les entreprises qui louent des écrans de projection et des systèmes de sonorisation proposent quelquefois aussi des équipements d’interprétation simultanée. Mais la plupart des sociétés audiovisuelles ne sont pas spécialisées dans ce service et disposent de peu d’équipements. Les autres sociétés audiovisuelles proposent ce service mais sous-louent les équipements auprès des fournisseurs d’équipements de conférence ci-dessus mentionnés.

Prestataires de services linguistiques (LSP)
Les LSP sont des entreprises qui proposent surtout de la traduction, mais aussi de l’interprétation à l’occasion. Les plus gros LSP ont un service d’interprétation. En général, ils s’occupent du recrutement et de la gestion des interprètes de conférence, mais certains prestataires fournissent aussi le matériel. Les LSP qui ne possèdent pas leur propre matériel utilisent fréquemment les services des prestataires d’équipements de conférence.

Les prestataires d’équipements de conférence sont ceux qui fournissent le meilleur matériel et le meilleur service. Et cela parce qu’ils se consacrent entièrement à l’interprétation simultanée. Leurs équipes sont spécialement formées pour travailler avec les équipements d’interprétation et les interprètes, ce qui garantit un parfait déroulement des réunions. Le métier de l’interprétation étant un marché de niche, les fournisseurs doivent être des experts et les équipements de dernière génération.

Que devez-vous rechercher chez un fournisseur d’équipements d’interprétation ?

Références.
En tant qu’organisateur de réunions, il est nécessaire de vérifier les références du fournisseur pour s’assurer qu’il dispose d’une expérience adaptée au type d’événement de votre client. Si votre client est un grand cabinet juridique international en train de planifier une réunion annuelle, demandez aux fournisseurs potentiels des références selon ce critère. Les critères qu’il faut rechercher dans les références :
– La taille : elle est généralement liée au nombre de participants et aux dimensions du lieu de réunion.
– Emplacement : le fournisseur a-t-il déjà travaillé dans le pays/la ville/le lieu ?
– Types de clients : des clients du même secteur d’activité ont tendance à organiser le même style de réunion. Si le fournisseur a déjà travaillé avec un concurrent de votre client, il pourra mieux anticiper l’organisation physique de la réunion.

Réactivité.
Le temps que met un fournisseur pour répondre aux appels, fournir un devis ou répondre à vos questions en dit long sur sa qualité globale de service client et permet de présager son niveau de service pendant un événement.

Matériel.
Au-delà du type général de matériel proposé, vérifiez avec votre fournisseur potentiel l’état, les fabricants, les modèles et la date d’achat des équipements utilisés. Comme les participants de la réunion seront en contact physique avec ce matériel (en particulier les récepteurs), vous devez vous assurer que celui-ci ne sera pas difficile à utiliser ou vétuste.

Soyez bien préparé.
Pour votre recherche de fournisseurs d’interprétation, soyez préparé aux questions habituelles qui vous seront posées. Ces questions permettent généralement au fournisseur de définir le matériel dont vous aurez besoin, d’estimer la quantité de main-d’œuvre nécessaire et de vous faire une proposition pour votre réunion. Les questions habituelles :

  • Où se déroule la réunion ? Ville et lieu.
  • Quelles sont les dates de la réunion ? Dates et durées de la réunion, ainsi que dates d’installation et de démontage.
  • Quelle est la disposition de la salle de réunion ? Le plan de salle, la disposition des sièges et la taille du lieu permettront au fournisseur de définir le type de matériel nécessaire.
  • Des élévateurs ou des entrées vidéo seront-ils fournis pour les cabines d’interprète ? Les interprètes sont plus efficaces lorsqu’ils peuvent voir l’orateur. Si la salle est grande ou si la ligne de vision est bloquée, des élévateurs peuvent surélever les cabines par rapport au sol et fournir un meilleur angle de vision. Des systèmes d’assistance vidéo peuvent permettre d’avoir une image de l’orateur sur un moniteur dans la cabine.
  • Combien de langues sont prévues ? Dans la plupart des cas, il faut une cabine, deux interprètes et un canal par langue.
  • Qui fournit la source audio aux interprètes ? Si l’entreprise d’interprétation ne fournit par le matériel audio, elle devra se coordonner avec le prestataire audio pour faire parvenir le signal audio jusqu’aux interprètes.

Au moment du choix du prestataire, l’essentiel reste sans doute de se sentir en confiance avec lui. Les critères indiqués peuvent vous aider à bien définir vos attentes, mais c’est la confiance que vous avez dans un fournisseur qui vous libérera l’esprit.


À propos de l’auteur : Andrew Murphy gère les conférences et l’interprétation chez Conference Rental, un prestataire majeur en sous-location pour les microphones de conférences numériques et la technologie d’interprétation de langues. Andrew a travaillé dans le secteur de l’interprétation pendant dix ans et a géré des événements comme le sommet du G20 en 2012, les réunions annuelles et de printemps du FMI et de la Banque mondiale de 2010 à 2012, et la conférence plénipotentiaire de l’Union internationale des télécommunications (UIT) en 2010. Conference Rental est un fournisseur spécialisé de solutions d’interprétations avancées pour les organismes internationaux, les gouvernements et les entreprises.

 

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